實用文寫作 版權所有 2010
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通知
  通知是機構、團體、公司各學校等單位將某種規定、事項告之有關機構、部門或成員的文件。對象是機構內、團體內個別部門或屬員,多在單位或系統之內部使用。用法是張貼在特定處,或直接寄發給有關人士,亦可由有關人士傳閱。
 
 
格式
通知的一般格式:
 
稱謂
 
正文
 
 
結尾
 
對象稱謂
 
署名
 
日期
 
標題:一般含有「通知」字眼,如XXXX通知













結尾:一般用「特此通知」作結,亦可加上下行式稱謂



 
 
例子
樂思大廈業主立案法團會議通知
 
  本年度首次業主立案法團會議之安排如下:
  日期:二零零三年一月二日(星期五)
  時間:晚上八時正
  地點:本大廈地下大堂之會議室
  議題將包括通過成立業主立案法團;投票選出法團主席、副主席、秘書及其他委員;以及本大廈最新之裝修安排。希望本大廈之業主能按時出席並作出投票。
  特此通知
 
樂思大廈業主立案法團召業人
王敬薪謹啟
二零零二年十二月十三日
 

標題:一般含有「通知」字眼












結尾:一般用「特此通知」作結,亦可加上下行式稱謂

 
 
反例
學生學業表現佈告
 
敬啟者:
  由於 貴子弟李兆康(四年丙班)近期之學業成績未如理想,各科均大為退步,亦無心上課,因此懇請 閣下加以督促及勸導。
  特此聲明
 
志文中學
四年丙班班主任黃清儀謹啟
 
二零零三年三月三日
 

由於此乃「通知」,並非「佈告」,因此標題上不應寫上「佈告」,應改為「學生學業表現通知」






由於此乃「通知」,並非「聲明」,因此結尾不應用「特此聲明」,而應改為「特此通知」,或加上下行稱謂

反例改正
學生學業表現通知
 
敬啟者:
  由於 貴子弟李兆康(四年丙班)近期之學業成績未如理想,各科均大為退步,亦無心上課,因此懇請 閣下加以督促及勸導。
  此致
家長先生
 
志文中學
四年丙班班主任黃清儀謹啟
 
二零零三年三月七日
 

 

 

 

 

 

 
 
通知練習
試指出下列通知的錯處:
交通管制啟事
 
  本公司茲定於本年九月二十日(星期六)晚上八時假座九龍半島酒店明珠廳舉行中秋聯誼活動,屆時董事長將就公司過往的發展及上一會議所提及的事項作講話,敬希準時出席。
  祝
生活愉快
 
  祝
出入平安
 
兆龍發展有限公司
秘書處留言
 
二零零三年七月二十九日

通知應寫上標題






通知結尾不應寫上祝頌語,而應寫上「特此通知」或下行式稱謂




下款措詞不當,不該用「留言」,應用「謹啟」、「啟」等字眼

通知練習的參考答案:
中秋聯誼活動通知
 
  本公司茲定於本年九月二十日(星期六)晚上八時假座九龍半島酒店明珠廳舉行中秋聯誼活動,屆時董事長將就公司過往的發展及上一會議所提及的事項作講話,敬希準時出席。
  此致
全體董事
 
  特此通告
 
兆龍發展有限公司
秘書處謹啟
 
二零零三年七月二十九日
 

 

 

 

 

 

 
 
寫作重點
一. 格式要用一般常用的形式,使人容易閱讀
二. 語言要準確、簡潔,避免引起讀者誤解
三. 許多時候,人們往往將通知與通告混淆,以為兩者的性質差不多。事實上,兩者在使用時是有分別的。通知的對象往往比較明確,如確定指某些人或某一個人;而通告的對象則是指某範圍內的人,不一定是指某一些人。