實用文寫作 版權所有 2010
策劃:何萬貫
電話:26096951
電郵:mankoonho@cuhk.edu.hk
網址:http://www.hk-poster.com/chinese

 

 
 
會議紀錄
  會議紀錄是當會議進行時,由專人記錄下來的資料。內容包括會議中所討論的事項、與會者的發言及會議的決議等,可作為日後工作的依據或參考。
 
 
格式
會議紀錄的一般格式:
 
標題
 
日期
時間
地點
出席者
缺席者
列席者
主席
秘書
 
會議內容:
1. 通過本次會議議程
2. 通過上次會議紀錄
3. 報告事項
4. 討論事項
5. 其他事項
6. 散會時間
 
主庸(簽署)
 
秘書(簽署)
 
 
本會議紀錄於X年X月X日正式通過
 
標題:會議的名稱及會次,一般含有「會議紀錄」字眼,如XXXX會議紀錄









缺席者:通常會列明原因








報告事項:每項分段,依次冠以數字

討論事項:記錄每項動議、和議的人名和大要,及決議內容。逐項分段,依次冠以數字

其他事項:如臨時動議、下次會議日期等




日期:須在紀錄通過後再填寫
 
 
例子
崇基中學二零零三至零四年度
中六甲班第二次會議紀錄
 
日期: 二零零三年十月一日
時間: 下午四時正
地點: 中六甲課室
出席: 馬小其、陳思思、羅國邦、林美芳、吳子山
列席: 王志成老師
缺席: 方振宇
主席: 馬小其
秘書: 陳思思
   
1. 通過本次會議議程
由吳子山動議,林美芳和議,一致通過本次會議議程。
2. 通過上次會議紀錄
由羅國邦動議,陳思思和議,一致通過上次會議紀錄。
3. 報告事項
方振宇因病缺席
4. 討論事項
  4.1 有關往淺水灣旅行的交通安排事宜
    4.1.1 林美芳動議乘坐交通工具,陳思思和議
羅國邦動議租旅遊車,吳子山和議
    4.1.2 決議:往淺水灣旅行租旅遊車
  4.2 有關往淺水灣旅行的膳食安排事宜
    4.2.1 陳思思動議燒烤,羅國邦和議
吳子山動議自備乾糧,林美芳和議
    4.2.2 決議:往淺水灣旅行當日燒烤
5. 其他事項
下次開會日期:二零零三年十一月八日下午四時正於中六甲課室舉行
6. 散會時間
下午五時正
      主席(簽署)
       
      秘書(簽署)
 
本會議紀錄於X年X月X日正式通過
 

標題:會議的名稱及會次,一般含有「會議紀錄」字眼







缺席者:通常會列明原因









報告事項:每項分段,依次冠以數字


討論事項:記錄每項動議、和議的人名和大要,及決議內容。逐項分段,依次冠以數字








其他事項:如臨時動議、下次會議日期等






日期:須在紀錄通過後再填寫

 
 
反例
逸夫中學二零零三至零四年度
中四甲班第三次會議通知
 
日期: 二零零三年十二月二日
時間: 下午三時三十分
地點: 中四甲課室
缺席: 施文港
出席: 趙正、陳商欣、徐芬、鄧國威、呂倩妮、鍾嘉麗
列席: 姚鳳平老師
主席: 趙正
秘書: 陳商欣
   
1. 通過本次會議議程
由徐芬動議,呂倩妮和議,一致通過本次會議議程。
2. 通過上次會議紀錄
由鄧國威動議,鍾嘉麗和議,一致通過上次會議紀錄。
3. 報告事項
施文港因病缺席
4. 討論事項
  4.1 有關聖誕聯歡會的膳食安排事宜
    4.1.1 鍾嘉麗動議購買外賣,徐芬和議
陳商欣動議自備食物,鄧國威和議
    4.1.2 決議:聖誕聯歡會決定購買外賣
  4.2 有關聖誕聯歡會的抽獎事宜
    4.2.1 徐芬動議由班會提供禮物,陳商欣和議
呂倩妮動議自備禮物交換,鍾嘉麗和議
    4.2.2 決議:聖誕聯歡會決定同學自備禮物交換
5. 其他事項
下次開會日期:二零零四年一月十日下午三時十五分於中四甲課室舉行
6. 散會時間
下午四時三十分
 
  此致
各同學
 
      主席(簽署)
       
      秘書(簽署)
 

由於此及「會議紀錄」,並非「通知」,因此不應寫上「通知」,應改作「會議紀錄」


缺席者應排列在出席及列席者之後」



































會議紀錄沒有下行式稱謂,因此不應加上「此致」等字眼





會議紀錄應標日期

反例改正
逸夫中學二零零三至零四年度
中四甲班第三次會議紀錄
 
日期: 二零零三年十二月二日
時間: 下午三時三十分
地點: 中四甲課室
出席: 趙正、陳商欣、徐芬、鄧國威、呂倩妮、鍾嘉麗
列席: 姚鳳平老師
缺席: 施文港
主席: 趙正
秘書: 陳商欣
   
1. 通過本次會議議程
由徐芬動議,呂倩妮和議,一致通過本次會議議程。
2. 通過上次會議紀錄
由鄧國威動議,鍾嘉麗和議,一致通過上次會議紀錄。
3. 報告事項
施文港因病缺席
4. 討論事項
  4.1 有關聖誕聯歡會的膳食安排事宜
    4.1.1 鍾嘉麗動議購買外賣,徐芬和議
陳商欣動議自備食物,鄧國威和議
    4.1.2 決議:聖誕聯歡會決定購買外賣
  4.2 有關聖誕聯歡會的抽獎事宜
    4.2.1 徐芬動議由班會提供禮物,陳商欣和議
呂倩妮動議自備禮物交換,鍾嘉麗和議
    4.2.2 決議:聖誕聯歡會決定同學自備禮物交換
5. 其他事項
下次開會日期:二零零四年一月十日下午三時十五分於中四甲課室舉行
6. 散會時間
下午四時三十分
 
  此致
各同學
 
      主席(簽署)
       
      秘書(簽署)
 
本會議紀錄於X年X月X日正式通過
 

 

 

 

 

 

 
 
會議紀錄練習
試指出下列會議紀錄的錯處:
 
日期: 二零零三年七月九日
時間: 上午十時正
地點: 本公司會議室
出席: 譚永常、朱康妮、范日晨、李玉蓮、曾榮、陳珍
主席: 譚永常
秘書: 朱康妮
   
1. 通過本次會議議程
由范日晨動議,李玉蓮和議,一致通過本次會議議程。
2. 通過上次會議紀錄
由陳珍動議,曾榮和議,一致通過上次會議紀錄。
3. 其他事項
下次開會日期:二零零三年九月二日上午十時正於本公司會議室舉行
4. 報告事項
施文港因病缺席
  4.1 董事長報告公司上半年的經營狀況
  4.2 總經理報告公司向美國拓展的情況
5. 討論事項
  5.1 有關公司與美國商戶合作事宜
    5.1.1 鍾李玉蓮動議與美國施威集團會作,陳珍和議
    5.1.2 決議:與施威集團會作,並由巿場拓展部與該集團作初部接洽
  5.2 有關公司職員福利事宜
    5.2.1 范日晨動議增設補時津貼,朱康妮和議
陳珍動議每年每人增加一天年假,曾榮和議
    5.2.2 決議:增加上述兩項員工福利,並於明年開始實行
 
      秘書(簽署)
 
本會議紀錄於X年X月X日正式通過
 

會議紀錄應加上標題
















其他事項應在報告事項及討論事項之後




















會議紀錄應加上散會時間


會議紀錄應有主席及秘書二人的簽名

會議紀錄練習的參考答案:
龍圖貿易國際二零零三年度
董事會第四次會議紀錄
 
日期: 二零零三年七月九日
時間: 上午十時正
地點: 本公司會議室
出席: 譚永常、朱康妮、范日晨、李玉蓮、曾榮、陳珍
主席: 譚永常
秘書: 朱康妮
   
1. 通過本次會議議程
由范日晨動議,李玉蓮和議,一致通過本次會議議程。
2. 通過上次會議紀錄
由陳珍動議,曾榮和議,一致通過上次會議紀錄。
3. 報告事項
施文港因病缺席
  3.1 董事長報告公司上半年的經營狀況
  3.2 總經理報告公司向美國拓展的情況
4. 討論事項
  4.1 有關公司與美國商戶合作事宜
    4.1.1 鍾李玉蓮動議與美國施威集團會作,陳珍和議
    4.1.2 決議:與施威集團會作,並由巿場拓展部與該集團作初部接洽
  4.2 有關公司職員福利事宜
    4.2.1 范日晨動議增設補時津貼,朱康妮和議
陳珍動議每年每人增加一天年假,曾榮和議
    4.2.2 決議:增加上述兩項員工福利,並於明年開始實行
5. 其他事項
下次開會日期:二零零三年九月二日上午十時正於本公司會議室舉行
   
6. 散會時間
下午一時十五分
 
      主席(簽署)
       
      秘書(簽署)
 
本會議紀錄於X年X月X日正式通過
 

 

 

 

 

 

 
 
寫作重點
一. 會議紀錄應客觀如實地記述會議的過程及討論結果,記錄者不能誇大、縮小、增加、刪改或歪曲與會者的發言,也不能在會議紀錄中加入個人的主觀見解。
二. 會議紀錄要條理清晰,層次分明。
三. 若會上有分歧的意見,應不同的意見都記述下來,不應偏幫任何一方。
四. 會議紀錄應由主席及記錄者簽署,並註明該紀錄於何時獲得通過。