實用文寫作 版權所有 2010
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會議議程
  會議議程是會議全部程序的安排,將整個會議進行的過程,包括報告、討論等各項問題順次序列明,作為開會的依據。
 
 
格式
會議議程的一般格式:
 
標題
 
日期
時間
地點
 
內容:
一. 齊集、開會
二. 通過本次會議議程
三. 通過上次會議紀錄
四. 報告事項
五. 討論事項
六. 其他事項
七. 散會
 
標題:會議的名稱及會次,一般含有「會議議程」字眼,如XXXX會議議程







報告事項:每項分段,依次冠以數字

討論事項:記錄每項動議、和議的人名和大要,及決議內容。逐項分段,依次冠以數字

其他事項:如臨時動議、下次會議日期等

 
 
例子
聯合中學二零零三至零四年度
義工服務小組第二次會議議程
 
日期: 二零零三年十月三日
時間: 下午四時正
地點: 義工服務小組活動室
   
項目:
一. 齊集、開會
二. 通過本次會議議程
三. 通過上次會議紀錄
四. 報告事項
  1. 財政報告本年度之財政狀況
  2. 委員報告本年度之會員名單
五. 討論事項
  1. 迎新日之活動
  2. 設計新會章
  3. 聖誕的義工服務建議
六. 其他事項
七. 散會
       
      主席(簽署)
       
      秘書(簽署)
 
本會議紀錄於X年X月X日正式通過
 

標題:會議的名稱及會次,一般含有「會議議程」字眼,如XXXX會議議程







報告事項:每項分段,依次冠以數字

討論事項:逐項分段,依次冠以數字


其他事項:如臨時動議、下次會議日期等








 
 
反例
知行大廈業主立案法團二零零三年度
第四次會議通知
 
日期: 二零零三年四月二十日
時間: 晚上八時正
地點: 本大廈大堂會議室
   
項目:
一. 通過本次會議議程
二. 通過上次會議紀錄
三. 報告事項
  1. 財政報告上月管理費的收取狀況
  2. 委員報告修葺八樓防煙門的狀況
四. 討論事項
  1. 翻新大廈外牆
  2. 本年中業主大會的準備事宜
五. 其他事項
六. 散會
 
      主席(簽署)
       
二零零三年四月二十日
 

由於此乃「會議議程」,並非「通知」,因此不應寫作「通知」,應改為「會議議程」




應加上第一項「齊集、開會」









會議議程中不需主席簽署


會議議程一開始已標明日期,固不須於議程末端再加上

反例改正
知行大廈業主立案法團二零零三年度
第四次會議議程
 
日期: 二零零三年四月二十日
時間: 晚上八時正
地點: 本大廈大堂會議室
   
項目:
一. 齊集、開會
二. 通過本次會議議程
三. 通過上次會議紀錄
四. 報告事項
  1. 財政報告上月管理費的收取狀況
  2. 委員報告修葺八樓防煙門的狀況
五. 討論事項
  1. 翻新大廈外牆
  2. 本年中業主大會的準備事宜
六. 其他事項
七. 散會
 

 

 

 

 

 

 
 
會議議程練習
試指出下列會議議程的錯處:
 
日期: 二零零三年五月六日
地點: 本公司第一會議室
   
項目:
一. 齊集、開會
二. 通過本次會議議程
三. 通過上次會議紀錄
四. 討論事項
  1. 上半年度的紅利分配方案
  2. 組織考察團赴新加坡尋求投資機會
  3. 任命公司新任巿場部主任
   
五. 報告事項
  1. 財政報告上月的收益狀況
  2. 總經理報告公司向美國拓展的情況
 
六. 其他事項
       
  祝
生意興隆
 

會議紀錄應加上標題


會議議程應加上會議時間









討論事項應在報告事項之後


應加上第七項「散會」


會議議程中沒有祝頌語

會議紀錄練習的參考答案:
 
日期: 二零零三年五月六日
時間: 上午十時正
地點: 本公司第一會議室
   
項目:
一. 齊集、開會
二. 通過本次會議議程
三. 通過上次會議紀錄
   
四. 報告事項
  1. 財政報告上月的收益狀況
  2. 總經理報告公司向美國拓展的情況
   
五. 討論事項
  1. 上半年度的紅利分配方案
  2. 組織考察團赴新加坡尋求投資機會
  3. 任命公司新任巿場部主任
 
六. 其他事項
七. 散會
 

 

 

 

 

 

 
 
寫作重點
會議議程應簡約及有條理,將會議中涉及的項目逐一列點寫出,務求令會議可以有序及高效地進行。